Le contexte
Bureau d’études spécialisé en mécanique riche d‘un portefeuille clients comptant de prestigieux industriels, AMETRA est rompu à la veille technologique et au choix de logiciels métier. La société possède toute la panoplie des principaux logiciels de conception mécanique 2D et 3D, de calcul mécanique et électrique. « Notre étude de l’offre en matière de PGI a montré qu’il existait soit des progiciels très adaptables mais au paramétrage et au déploiement très coûteux, soit des programmes très spécifiques donc très rigides. ASA faisait figure d’exception et nous avons découvert un PGI adapté à notre organisation et à toutes les spécificités de notre métier » se félicite Anne-Charlotte Fredenucci, Vice-Présidente d’AMETRA.
Utilisateur depuis 6 ans d’ASA (Apsylis Services Automation), progiciel de gestion intégrée dédié aux sociétés de services de l’éditeur Apsylis, le bureau d’études AMETRA vient de se doter de la version 3 et, séduit par la gestion de l’avant-vente, adopte le module complémentaire de gestion de la relation client.  Ce choix qui confirme la confiance d’AMETRA dans les solutions d’Apsylis doit lui permettre à la fois d’optimiser sa facturation et de renforcer sa relation client.

Le besoin
Les objectifs visés étaient principalement :

• Un PGI adapté aux services et aux besoins des PME
• Un paramétrage accessible aux non informaticiens
• Une facturation instantanée et irréprochable
• Une gestion de la relation client dès l’avant-vente

La solution
Adopter un ERP dans une PME est souvent une gageure  : lourdeur du paramétrage et résistance au changement freinent le déploiement. « ASA possède un atout de taille : son interface web ! Elle rassure » constate Anne-Charlotte Fredenucci qui a tenu à s’impliquer comme chef de projet. « Les premiers niveaux de paramétrage sont accessibles à un non informaticien, ils ne requièrent pas la saisie d’obscures lignes de codes… ». Cette particularité, ASA la doit à son méta-modèle, une application web native pilotant l’architecture 3 tiers (serveur web, base de données et serveur d’application) ; une innovation technologique qui a fait l’objet, dès 2001, d’un soutien de l’OSEO-ANVAR (Agence nationale de valorisation de la recherche).

Les bénéfices
Avec ASA, AMETRA a trouvé un PGI tout à la fois flexible, adapté à sa taille et à son activité. « Nous avons l’impression d’avoir en face de nous une équipe qui nous ressemble », explique Anne-Charlotte Fredenucci, « nous partageons les mêmes valeurs : goût et capacité pour l’innovation, recherche de l’efficacité ».
L’adoption prochaine du module CRM reprend certains aspects de processus propres à AMETRA et demande de découper de façon détaillée le cycle de vente. « Nous comptons déployer ce module tranquillement en trois ou quatre mois », confie Anne-Charlotte Fredenucci.  A l’issue de cette phase, AMETRA aura un PGI capable de traiter tout le cycle de la production de services, depuis le premier contact jusqu’aux relances de facturation.

Zoom sur une problématique particulière : La facturation
Le premier objectif de ce bureau d’études consistait à éviter les erreurs de facturation, sources de mécontentement des clients et génératrices de coûts supplémentaires inutiles.  « Avec ASA, nous sommes passés de 3 % d’erreur à zéro. Même si le taux semble faible à première vue, il s’agit d’erreurs très coûteuses, car ce sont des erreurs qui  mettent en jeu la confiance du client »  poursuit Anne-Charlotte Fredenucci. Outre la disparition de ces inexactitudes, ASA permet de facturer le mois échu dès le premier jour du mois suivant en supprimant la fastidieuse étape de collecte des temps, corvée appréhendée de tous les prestataires de services.

A propos d'AMETRA
Bureau d’études spécialisé en mécanique, AMETRA appartient à un groupe familial. La société emploie 220 collaborateurs répartis dans 5 agences. Elle compte ses clients notamment dans l’industrie du pétrole, de l’armement et du nucléaire et des biens d’équipement. Elle réalise aussi bien des prestations au forfait ou de la formation que de l’aide personnalisée, selon les projets et activités de ses clients.