Le contexte
A la fin de l’année 2003, la direction de la BU Assainissement du groupe AREVA était confrontée à une forte évolution du volume et de la structure de son activité ainsi qu’à la nécessité de mieux cerner son environnement concurrentiel et de mieux maîtriser sa rentabilité. Elle cherchait alors un progiciel permettant de gérer l’ensemble de son activité de services professionnels constituée de divers types d’affaires : affaires importantes, complexes et pluri annuelles gérées au forfait, affaires de taille plus modeste, assistance technique (obligation de moyens), formations, affaires gérées en unité d’œuvre.

Il était considéré comme primordial que la contrainte de rigueur applicable à certaines affaires en termes d’exigence de saisie des informations, de contrôle, de niveau de suivi et de re-prévisions, ne pénalise pas les affaires simples nécessitant un mode de gestion beaucoup plus souple. La BU Assainissement comportant 7 entités juridiques, il était également essentiel que le progiciel retenu puisse s’adapter aux règles métier de chaque entité, tout en assurant une cohérence globale du système et une capacité d’analyse consolidée.

Enfin la dernière contrainte était la capacité du progiciel à s’interfacer, via un Référentiel d’Entreprises, avec d’autres applications constituant le système d’information existant (Paie, Comptabilités, Gestion des achats, Gestion des compétences) et, dans une perspective d’évolution, avec SAP.

Le besoin d’un outil de gestion intégré, fédérateur et porté par une technologie web native
Les responsables opérationnels et chargés d’affaires utilisant des outils différents et des états non normalisés pour gérer leurs affaires, il devenait urgent d’opter pour une harmonisation des processus et des moyens informatiques adaptés fonctionnellement et technologiquement et permettant un meilleur pilotage.

Les objectifs visés étaient principalement :
- de construire des indicateurs reconnus et partagés,
- d’industrialiser et de fiabiliser la production des tableaux de bord,
- d’accélérer la disponibilité et le partage des informations,
- de remplacer les reportings multiples,
- d‘assurer la cohérence de la consolidation de gestion avec la consolidation statutaire,
- d’offrir des outils de gestion prévisionnelle et de simulation.

La solution
Un processus de sélection rigoureux de fournisseurs potentiels se déroula pendant plusieurs mois. La BU Assainissement étudia diverses solutions de type « grands ERP » mais s’orienta assez rapidement vers un progiciel vertical spécialisé dans les métiers du service. En effet, il apparaissait clairement que l’appropriation de l’outil impliquait souplesse et convivialité. Parmi les quelques solutions verticales métier retenues pour la « short-list », ASA était celui qui correspondait le mieux aux contraintes et objectifs du projet.

Les bénéfices
- Gestion intégrée des aspects commerciaux & marketing, de la production et de la gestion financière,
- Visibilité en temps réel sur le « pipe commercial », le carnet de commandes et les actions commerciales,
- Résultats financiers en temps réel par ligne de produit, affaire, entité, chargé d’affaire, client…
- Visualisation des différents niveaux de marge, selon les étapes de la vie des affaires (envisagé, initial,
  engagé, actualisé, réalisé).
- Collecte précise et rapide des temps, frais et éléments variables des collaborateurs vers la paie et la
  comptabilité analytique.
- Responsabilisation de la ligne managériale et fiabilisation des pointages des temps et frais, via les « workflows »
  de validation.

Après avoir été déployé au sein de la principale entité, STMI, l’outil est en voie d’extension à l’ensemble des autres entités de la Business Unit Assainissement.

Zoom sur une problématique particulière : la gestion des temps et activités
L’outil ASA devant répondre à une problématique de collecte des temps et frais, à des fins d’imputation
sur affaires, mais aussi d’alimentation de la paie, il a été nécessaire de le compléter par quelques développements fonctionnels, répondant aux spécificités des différentes entités composant la Business Unit Assainissement. Il est aujourd’hui à même de répondre aux attentes des différentes populations utilisatrices.

A propos de la Business Unit Assainissement d'AREVA
La Business Unit Assainissement du groupe AREVA, constituée de 7 sociétés, est aujourd'hui un acteur de référence sur son marché. Son offre se décline en 6 lignes de produit : Etudes Radioprotection Mesures, Prestations Globales d’Assistance Chantier, Opérateur Industriel, Maintenance Spécialisée, Multiservices et Formation. Elle représente un CA cumulé de 150 M d'euros et compte 2600 personnes (données 2005).