Le contexte
France Energie est un bureau d’études et d’ingénierie, d’assistance technique et de formation spécialisé dans les secteurs de l’automatisme du contrôle de commandes de centrales nucléaires et dans la réalisation d'ensembles électroniques pour la Défense Nationale.
En 2002, France Energie sélectionnait un ERP généraliste pour la gestion globale de son activité de service.
Résultats : des coûts induits importants, une dépendance accrue aux intégrateurs, des doutes constants sur la véracité des chiffres issus du système d'information, une réactivité inexistante.
Début 2005, France Energie décide de remplacer ce système. Quatre entreprises sont contactées.
« Seule Apsylis s’est révélée compatible avec la totalité de notre cahier des charges technique et financier », affirme Michel Clauzel, Secrétaire Général. France Energie choisit donc ASA pour gérer l’activité de ses 80 collaborateurs.

Le besoin
Les objectifs visés – devenus des impératifs pour France Energie - étaient principalement de :
- générer, à la demande de la direction, les analyses, suivis d'encours, situations et tableaux de bords des entités constituant l'entreprise ;
- établir, à la demande, une situation comptable fiable et vérifiable ;
- éditer ou visualiser instantanément l'état d'un projet dans son cycle de réalisation ;
- maîtriser la base de données des ressources et des compétences ;
- assurer un processus de validation des feuilles d'heures par workflow ;
- gérer la création-suppression des contrats, clients, fournisseurs etc.
- maîtriser la facturation.

La solution: Un outil de gestion intégré dédié spécifiquement aux sociétés de service
M. Clauzel, souligne : « Il est inconcevable pour une entreprise évoluant dans un secteur en pleine croissance et nécessitant des décisions rapides, de ne pas être dotée d'un outil lui permettant d'appréhender ses fondamentaux en matière de gestion afin d'engager, en toute connaissance de cause, les moyens qu'elle estime nécessaires. »
Reliant les cycles de vente et de production des services, le progiciel ASA d’Apsylis associe des fonctions de gestion d’affaires et de gestion de projets : ressources, affectations, planification, temps, frais, achats, facturation, règlements, encours… Il est spécifiquement dédié aux sociétés de services (conseil, ingénierie, informatique).
Avec son mode de gestion collaborative et sa technologie full Web, ASA permet de partager l’information en temps réel et de fédérer l’ensemble des acteurs de l’organisation : commerciaux, chefs de projet, managers, gestionnaires, collaborateurs…
Ainsi, chaque intervenant du cycle de production de services dispose-t-il, en temps réel, de tous les indicateurs actualisés nécessaires : plan de charge, production, facturation, reste à faire, marges, résultats, prévisions...
« France Energie comme l’ensemble de nos clients a des besoins informatiques spécifiques liés à son activité de service. ASA en proposant un ensemble fonctionnel dédié répond clairement aux problématiques de gestion de l’ensemble des acteurs du cycle de production de service. » souligne Eric Angelier, PDG d’Apsylis.

Zoom sur: La mise en œuvre d'ASA
Côté implémentation, Apsylis propose une démarche personnalisée et cohérente pour chaque projet client. Conjuguant maîtrise technologique et expertise des processus métiers, les équipes projets d’Apsylis accompagnent leurs clients au quotidien afin de garantir l’adaptation aux besoins exprimés et les meilleures chances de réussite pour chaque projet.
« Le challenge n'était pas évident, précise Michel Clauzel, en 5 mois (dont les mois de juillet et août), il a fallu appréhender la philosophie de l’outil ; customiser la solution à nos règles de gestion ; effectuer les tests ; former les intervenants et responsables ; saisir sur les 2 systèmes toutes les informations afin de vérifier la cohérence des résultats. »
ASA étant un progiciel métier vertical adapté à l’activité de France Energie, le délai de mise en production fut surtout subordonné au temps de formation de l'équipe d'intégration et au paramétrage des règles de gestion spécifiques.

Les bénéfices reconnus par les utilisateurs
Les objectifs liés à la mise en œuvre d’ASA ont donc été atteints en quelques mois et aujourd’hui les bénéfices constatés sont nombreux :
- Visualisation en temps réel de la rentabilité des projets et/ou départements
- Réduction massive du taux d'erreurs enregistrées grâce à la facilité et la mutualisation des contrôles en workflow ainsi qu'aux sécurités paramétrées à l'intégration
- Réduction des coûts induits du traitement et de la gestion
- Edition instantanée des rapports permettant d'estimer les travaux en cours et d'établir le résultat dès la fin de la facturation mensuelle
- Autonomie totale en matière de gestion

Le mot de la fin revient à Michel Clauzel : « Après 18 mois d’utilisation, force est de constater aujourd’hui une adhésion unanime des intervenants à l'outil et sa philosophie. »

A propos de France Energie
Créée en 1992, France Energie est une société de services née de l’externalisation des activités nucléaire et militaire de France Electronique. Filiale du groupe AF1, France Energie compte aujourd’hui 85 collaborateurs basés à Evry (siège), Cherbourg et Tours. Son savoir faire et son retour d’expérience en font un acteur majeur dans les domaines de l’ingénierie de conception et de l’intégration d’équipements.
Quelques exemples de références dans le nucléaire : EDF CNEN, EDF CNEPE, EDF CIH, Sofinel, Framatome ANP, Alstom Power, Euriware…, le militaire : CEA DAM B3, CEA DAM Monts, CEA DAM Valduc, Luchaire, Safran Sagem & Snecma, EADS Sodern…, l’industrie : GRT Gaz (Ex GDF Transport), Thomson, Bristish Petroleum.