Le contexte
La société ProConseil est une des plus importantes équipes françaises spécialisées dans la performance industrielle. A la fin de l’année 2004, la direction de ProConseil cherchait un progiciel permettant de gérer l’ensemble de son activité de services professionnels dans un système unifié lui offrant une vue à 360 degrés sur ses affaires.
ProConseil étudia diverses solutions de gestion traditionnelles de type comptable et financier mais s’orienta assez rapidement vers un progiciel vertical spécialisé dans les métiers du service. Une équipe constituée de M. Michel Greif, Directeur Associé et de Mme Martine Vallon, Responsable administrative et financière, pris la responsabilité de la recherche d’une solution. L’équipe avait une fenêtre de 4 mois à compter de septembre 2004 pour faire ses recherches sur les outils de gestion des activités de service, identifier les fournisseurs et faire le choix d’une solution. Une fois le choix fait, le planning était de sortir la facturation du mois de mai 2005 avec le logiciel retenu. L’équipe fit des analyses sur les différentes solutions du marché, conduit plusieurs entretiens avec des fournisseurs, assista à des démonstrations de produit et vérifia les références.

Le besoin
Les managers et les consultants utilisaient majoritairement des tableurs pour gérer les projets, les temps, les dépenses et tous les processus administratifs associés. La décision de mettre en place un véritable système d’information pour gérer les affaires et les projets fut prise en 2004, lorsque les directeurs réalisèrent que ce système artisanal ne pouvait perdurer. En effet, le système existant était incapable de produire des statistiques sur les temps passés, prévus ou facturés, il ne pouvait pas faire appliquer les processus qualités et n’offrait pas de vue globale, consolidée et en temps réel sur les affaires en cours et prévisionnelles. Les dirigeants avait identifié le besoin de rendre les processus de gestion d’affaire et de projet plus fluides et automatisés pour assurer une meilleure rentabilité et une meilleur qualité de service aux clients. Le pilotage de la performance des consultants était également identifié comme un objectif stratégique à atteindre.

La solution
Un processus de sélection rigoureux de fournisseurs potentiels dura 3 mois et aboutit au choix d’Apsylis. « Nous avons choisi ASA d’Apsylis car c’est la solution la plus complète et intégrée du marché et qui avait la meilleure capacité d’adaptation à nos processus de gestion. ASA est également une solution innovante basé sur des technologies communicantes et ouvertes aux utilisateurs nomades » dixit Michel Greif.

La mise en place d’ASA pris fin en avril 2005 et les premières factures sur ASA furent émises en mai 2005. Depuis, la solution permet :
- Une vue complète, centralisée des affaires et des clients conduisant à une meilleure qualité de service
- Une gestion cohérente et collaborative du commerce, de la production et de la gestion
- Des gains de temps par élimination de toute double saisie
- Une collecte précise et rapide des temps et dépenses des consultants
- Un processus de facturation amélioré grâce aux workflow de validation et à la saisie décentralisée
- Le partage des compétences et des savoirs
- D'importants gains de productivité

Les bénéfices
Après 8 mois d’utilisation, la direction de ProConseil a rapidement constaté les bénéfices de cette solution. Michel Greif témoigne :
« ASA est devenu le point d’accès central aux affaires et constitue maintenant le moyen préféré de capitaliser l’information au sein de ProConseil. »
« Dans le passé, nous n’avions pas de vision complète et centralisée d’un client ou d’une affaire ce qui posait des problèmes d’analyse et de réactivité dans la relation client. Les vues centralisées d’ASA, le partage d’information en temps réel et la capacité de naviguer dans l’information par hyperliens ont permis d’accroître considérablement notre capacité de réponse à nos clients & prospects ».
« L’utilisation d’ASA a permis de réduire de 40% le délai de facturation, de supprimer 80% des erreurs dans le traitement des dossiers, d’accroître de 15% la trésorerie disponible et enfin d’améliorer les relations entre les personnels administratifs et les consultants. »

Zoom sur une problématique particulière : le planning des consultants
Selon Michel Greif, Directeur Associé de ProConseil : « L’intégration des nouveaux contrats dans le logiciel nous a permis d’avoir en temps réel une vue de la charge du cabinet pour les douze mois à venir, incluant les contrats fermes et les contrats probables à 75%. Cela nous aide à décider des recrutements à bon escient et nous permet d’ajuster avec beaucoup de précision le recours à des partenaires extérieurs.

La deuxième étape du planning est l’ordonnancement. Comme chaque consultant ProConseil est généralement "staffé" sur plusieurs projets en parallèle, l’affectation précise des consultants était un processus difficile, dont la qualité a un impact direct sur la productivité du cabinet. Avec ASA, les managers d’équipe connaissent à tout moment l’affectation de tous les consultants sur tous les projets. Ils ont ainsi les moyens d’optimiser le planning en tenant compte des impératifs des clients.

La dernière étape est le suivi des réalisations. Conformément à l’esprit du cabinet, chaque consultant dispose d’une large autonomie. Il pointe directement ses temps en se connectant sur ASA par Internet et déclare de la même façon ses frais de déplacements et ses dépenses. L’avancement des projets est connu avec précision, ce qui permet d’optimiser l’engagement des ressources. Et la mesure en temps réel de la rentabilité de chaque affaire permet de piloter avec finesse le suivi budgétaire et d’apporter rapidement les corrections nécessaires. En fin de mois (le 3ème jour ouvrable du mois suivant, pour être précis), nous disposons d’un tableau de bord très complet attendu par les managers avec impatience. »

A propos de ProConseil S.A.
Situé à Paris, ProConseil est une des plus importantes équipes françaises spécialisées dans la performance industrielle, secondant les entreprises depuis 1984. Les 40 consultants de l’équipe ProConseil interviennent dans de nombreux secteurs d’activités : pharmacie, mécanique, aéronautique, agroalimentaire, etc.