Le contexte
Safege, filiale de SUEZ Environnement est l’un des leaders mondiaux en matière d’ingénierie et de conseil dans le domaine de l’eau. Elle gère à la fois des projets de plusieurs millions d’euros notamment pour la conception et la maîtrise d’œuvre d’infrastructures (barrages, stations d’épuration, réseaux d’assainissement …) tels que l’usine d’épuration des Grésillons de Triel sur Seine qui traitera à terme plus de 100 000 m3 d’eau par jour, et des études à la journée pour des collectivités locales. Près de 2 000 nouveaux projets sont ainsi lancés chaque année. En 2006, pour homogénéiser les méthodes de gestion entre les différentes structures au sein de Safege, il a été décidé de mettre en place un progiciel de gestion d’affaires pour mieux suivre les encours de production et accompagner l’évolution de la société. Dans ce cadre, une étude de besoin et le processus de choix ont été confiés au cabinet de conseil en choix de progiciels CXP. Après une compétition réunissant 6 éditeurs, la solution ASA d’Apsylis a été sélectionnée en septembre 2006. Opérationnelle depuis fin 2007 l’application ASA est aujourd’hui utilisée par les 750 employés des 45 agences de l’entreprise en France.

Le besoin
Permettre à Safege de gérer de manière homogène son portefeuille de près de 6 000 projets et avoir une maîtrise totale de ses encours de production, tout en diminuant ses coûts administratifs.

La solution
Au cœur de l’activité de production et du système d’information* de Safege, ASA assure désormais 2 grandes fonctionnalités :
- Une gestion commerciale simplifiée (portefeuille de 4 000 clients) : suivi des consultations et gestion d’un carnet de propositions.
- La gestion d’affaires : gestion du carnet de commande, révision budgétaire au fil de l’eau, saisie des temps et plans de charge, gestion des notes de frais (environ 2 000 par an), facturation clients (environ 10 000 par an) et gestion des règlements, indicateurs mensuels de situation de l’affaire, valorisation de l’encours, statistiques d’analyses.

« Nous avions besoin d’un produit souple, à même de traiter des affaires des plus simples aux plus complexes. Nous avons donc choisi le produit le mieux adapté aux 3 modèles de gestion que nous avions définis » indique Frédéric Martinez, Directeur de l’Administration et du Contrôle de Gestion de Safege.

Les bénéfices
«L’outil a reçu un excellent accueil de la part des équipes opérationnelles. Nous avons désormais un outil unique et homogène pour gérer les propositions et les projets. Le travail de contrôle de gestion est facilité et le calcul des encours réalisé avec précision » indique de son côté Dominique Poirot, responsable du Groupe Projet ** chez Safege.

Prochaine étape, la mise en place de l’ensemble des fonctionnalités en accompagnant les utilisateurs pour qu’ils s’approprient au mieux l’outil. Puis, dans un deuxième temps, l’utilisation d’ASA pour la gestion de l’ensemble du processus qualité de l’entreprise ; en attendant le déploiement à l’international.

** Le Groupe projet animé par Dominique Poirot était constitué d’une quinzaine de personnes : chefs de projets, contrôleurs de gestion, assistant(e)s, ainsi qu’un membre de la DSI et de la Direction Internationale. Il a assuré pendant plus d’un an le suivi du projet et l’accompagnement du changement :
- 1ère phase (novembre-décembre 2006) : étude d’intégration.
- 2ème phase (janvier-février 2007) : paramétrage d’ASA.
- 3ème phase (mars à juin 2007) : mise en œuvre de la solution sur 3 sites pilotes (40 personnes concernées).
- 4ème phase (septembre 2007- janvier 2008) : reprise des données (Excel et CCMX) des 5 000 projets, déploiement et accompagnement du changement (Formation de 3 jours de 45 formateurs, un par agence, et de 45 assistantes).


A propos de Safege
Safege www.safege.fr, filiale à 100% de SUEZ Environnement, est un des leaders mondiaux en matière d’ingénierie et de conseil dans le domaine de l’eau. Son activité est partagée pour moitié par les études et l’assistante technique, et pour l’autre moitié par la conception et la maîtrise d’œuvre, notamment d’infrastructures (barrages, stations d’épuration, usines de traitement des eaux, réseaux d’assainissement, …).

Parmi les centaines de projets conduits récemment par Safege dans le monde, citons notamment :
• La mise en œuvre du schéma directeur d’eau potable de la ville de Djakarta (10 millions d’habitants).
• La maîtrise d’œuvre de l’usine d’épuration des Grésillons (100 000 m3/jour) à Triel sur Seine pour le Syndicat Interdépartemental pour l’Assainissement de l’Agglomération Parisienne.
• L’assistance technique auprès du Ministère des Ressources en Eaux Algérien qui mobilise pour 3 ans plus de 80 ingénieurs experts.

Safege, qui vient de fêter ses 60 ans d’existence, emploie un millier de personnes et dispose de références dans une centaine de pays.