Définition :
Dans les sociétés de service, les
comptes-rendus d'activité (ou CRA) correspondent
principalement à la déclaration
mensuelle - ou hebdomadaire -, par chaque salarié
productif, de ses temps passés sur ses
projets (missions ou affaires) et des frais occasionnés.
Enjeu :
Les CRA sont indispensables au suivi de l’activité
des collaborateurs, à la quantification
des temps passés sur affaire et, après
valorisation du coût de revient des collaborateurs,
au calcul de la production et des encours sur
les projets au forfait comme en régie.
Problématique :
Les CRA peuvent générer plusieurs
difficultés traditionnelles :
- déclarations incomplètes, inexactes,
en retard, voire inexistante,
- erreurs d’affectation,
- validation complexe (client, chef de projet,
manager, gestionnaire…)
- compilation difficile entre différents
vecteurs (papier, mail, excel, logiciel dédié…)
- doubles saisies
- manque de détail sur les travaux réalisés
- etc.
La solution ASA :
ASA, le progiciel intégré des sociétés
de services, offre un module de gestion des temps
et des frais qui simplifie la saisie des CRA par
l’ensemble des collaborateurs productifs
(consultants, ingénieurs, techniciens,
etc.).
Chacun peut accéder directement par Internet
à sa propre "feuille de temps"
ou à celle qu’il doit valider. Ces
feuilles peuvent d’ailleurs être pré-remplies
par le système selon les affectations et
planification préalablement établie
ou les congés-RTT-formations prévus.
Les saisies peuvent être hebdomadaires ou
mensuelles, détaillées ou cumulées,
avec gestion de différents taux horaires
et des commentaires.
Le module prend également en charge les
notes de frais avec gestion de la TVA, des refacturations,
acomptes, lettrage, forfaits de frais ainsi que
les éventuels EVP (Eléments Variables
de Paye comme primes et indemnités).
En complément, un système de workflow
paramétrable détermine le circuit
de validation (chefs de projet, managers, gestionnaires…).
L'entreprise dispose ainsi d'une solution qui
simplifie la saisie des CRA par les différents
collaborateurs et automatise tout le processus
de gestion : les temps et frais sont intégrés
directement au comptes d’exploitation des
projets (en quantité et valeur) et permettent
ainsi de préparer la facturation et mesurer
l’avancement.
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